فاکتور رسمی چیست؟ و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

فاکتور رسمی چیست؟

هم اکنون هر واحد اقتصادی چه کوچک و چه بزرگ برای محصولات و یا خدماتی که ارائه می دهد نیاز به صدور فاکتور دارد. می توان گفت که در واقع این فاکتور سندی می باشد که برای تایید انجام شدن معامله بین فروشنده و خریدار امضا می شود و از آن جایی که سازمان امور مالیاتی به وسیله فاکتور های صادر شده توسط واحد های اقتصادی، قادر است بر فعالیت های آن ها نظارت لازم را داشته باشد و همچنین لازم به ذکر است که فاکتور صادر شده باید بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم و تهیه شده باشد و مورد تایید دارایی نیز باشد. به این فاکتور های تنظیم شده که مورد تایید دارایی بوده و دارای ویژگی های معینی هستند فاکتور رسمی گفته می شود،مجموعه پیوند محاسب در این مقاله سعی دارد تا تمام مطالب درباره فاکتور رسمی و اهمیت آن در هر کسب و کاری را برای  شما بیان کند،با ما همراه باشید.

اهمیت صدور فاکتور رسمی

در اغلب کشور های توسعه یافته و در حال توسعه از فاکتور رسمی به عنوان یک وسیله مهم اقتصادی برای جلوگیری از فرار های مالیاتی و شفاف کردن درآمد ها و همچنین مبادلات فعالان اقتصادی استفاده می شود. از جمله دلایل مهمی که باعث ارائه فاکتور های رسمی از طرف فعالان اقتصادی می باشد این است که در معاملات خرید و فروش شفافیت ایجاد شود که دست دولت را در خصوص رصد و رهگیری فعالیت های اقتصادی کشور و گرفتن مالیات مربوطه باز می کند. همه بنگاه های تجاری بدون در نظر گرفتن بزرگی و یا کوچکی آن، موظف به صدور فاکتور رسمی جهت فروش همه کالا ها و خدماتشان می باشد و در صورت پرهیز از آن مشمول پرداخت جریمه خواهند شد.

تفاوت فاکتور اصلی و غیر اصلی

با توجه به این که فاکتور فروش انواع مختلفی دارد، امکان روبرو شدن شما با فاکتور های غیر رسمی در کسب و کارتان وجود دارد و در اینجا است که برای شما این سوال به وجود می آید که چطور تفاوت بین فاکتور رسمی و غیر رسمی را متوجه شوم. به فاکتوری، فاکتور رسمی می گویند که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی مورد تنظیم قرار گرفته باشد و بدین گونه تنظیم شده باشد و مورد تایید دارایی نیز باشد. ولی در رابطه با فاکتور غیر رسمی می توان گفت که صرفا جهت اطلاع مشتریان تهیه و تنظیم می گردد و استاندارد هایی که مورد تایید دارایی می باشد در تنظیم آن در نظر گرفته نمی شود و همین دلیل باعث می شود که فاکتور های غیر رسمی قابل ارائه به وزارت دارایی نباشد. فاکتور های رسمی دارای فرمت ها و عناوین خاصی هستند که حتما باید در آن ها ذکر شود تا مورد تایید دارایی واقع گردد ولی فاکتور های غیررسمی این فرمت ها را نداشته و این فرمت در آن ها رعایت نمی شود. یکی از نمونه های فاکتور های غیر رسمی فاکتور هایی است که توسط فروشگاه ها برای مشتریان جهت اطلاع دادن تخفیف ها و خدمات صادر می گردد و یا فاکتور های شخصی و فاکتور های انبار که نمونه هایی از فاکتور های غیر رسمی هستند.

مشخصات  فاکتور های رسمی

• از کاغذ A4 یاA5 باید استفاده شود.
• از شاخص های مهم چاپ فاکتور رسمی نوع چاپ شماره سریال آن می باشد که باید به صورت چاپ افست یا ملخی آن هم با رنگ قرمز و به صورت پررنگ و برجسته باشد تا برای ممیز دارایی کاملا قابل تشخیص باشد.
• به صورت 2 یا 3 برگی با توجه به درخواست شخص نوشته می شود.
• فاکتور رسمی باید اصل باشد و تصویر و کپی از آن مورد قبول نمی باشد.
• فاکتور ها باید دارای امضا و مهر باشند و همچنین باید فاقد خط خوردگی باشند.
• فاکتور های خرید و فروش باید اطلاعات خریدار و فروشنده کاملی داشته باشند از جمله کد اقتصادی، کد ملی، کد پستی، آدرس و شماره ثبت و دیگر مشخصات آن ها.
• از کاغذ 60 گرمی برای تحریر دستی و استفاده از کاغذ تحریر 80 گرمی برای استفاده در پرینتر استفاده می شود.
• کالا و خدمات معامله شده باید با تعداد و قیمت ذکر شوند و اگر تخفیفی اعمال شده باشد باید کسر شود و در نهایت نیز بایستی مالیات و عوارض ارزش افزوده شود.

فاکتور صوری چیست؟ و روش های تشخیص آن

فاکتور صوری ابزاری غیر قانونی می باشد که جهت حساب سازی از آن استفاده می شود و می توان به این نکته نیز اشاره کرد که برخی بنگاه های تجاری بدون توجه لازم به این نکته مهم و خطر ساز، به استفاده از این ابزار می پردازند و برای تشخیص این فاکتور های صوری از فاکتور های اصل یک سری کنترل ها را سازمان امور مالیاتی در نظر گرفته است.

• برای تشخیص صوری یا عدم صوری بودن فاکتور، ارائه کننده کالا و یا خدمات را کنترل می نمایند.
• مستندات پرداخت کنترل می گردد مثل کپی چک های بانکی و فیش های واریزی و غیره.
• اعتبار گواهی ارزش افزوده نیز کنترل می گردد.
• اینکه فروشنده کالا یا خدمات واحد تجاری منحل شده یا غیر فعال فاکتور صادر کرده است یا نه و یا شناسه ملی خود را به درستی اعلام کرده است نیز مورد بررسی قرار گرفته و کنترل می گردد.
• مستندات حمل نیز کنترل می گردد مثل بارنامه جاده ای، بیجک و غیره.
• فعالیت صادر کننده فاکتور همراه با کالا یا خدماتی که در فاکتور قید شده است کنترل می شود همچنین تناسب آن ها با یکدیگر نیز مورد بررسی قرار می گیرد.

منظور از شماره سریال در فاکتور های رسمی

اداره دارایی فاکتور های رسمی را توسط شماره سریال از بقیه فاکتور ها تشخیص می دهد. این شماره سریال ها باید قرمز و برجسته بوده تا راحت تر تشخیص داده شوند مثلا اگر فاکتور با نرم افزار اکسل و با پرینتر های معمولی و بدون شماره سریال چاپ شده باشد از لحاظ قانونی فاقد اعتبار می باشد مگر این که ثابت شود شماره سریالی به صورت برجسته روی آن وجود داشته است.

منظور از مالیات بر ارزش افزوده در صدور فاکتور رسمی

تعریف اداره امور مالیاتی در این رابطه این است که؛ مالیات غیر مستقیمی است که بر تفاوت بین ارزش کالا ها و خدمات عرضه شده با ارزش کالا ها و خدمات خریداری شده یا تحصیل شده در یک دوره مشخص وضع می شود. هر کالا و خدماتی در بازه شکل گیری هزینه هایی را برای آن بنگاه معاملاتی به وجود می آورد و در نهایت قیمتی که به فروش می رسد از هزینه اولیه برای ساخت به مراتب بیشتر است. به این اختلاف قیمت بین هزینه های اولیه و قیمت فروش، ارزش افزوده گفته می شود. به عبارتی می توان به ارزش افزودی نوعی سود خالص گفت که دارای مالیات می باشد. این مالیات به صورت عمده از خریداران گرفته می شود و توسط فروشندگان جمع آوری می گردد و در آخر به اداره دارایی می رسد. در برخی موارد این مالیات ممکن است که به صورت درصدی از خریدار و فروشنده گرفته شود.

افراد ملزم به صدور فاکتور رسمی

مطابق با آن چه ذکر شد؛ در فاکتور های رسمی باید ارزش افزوده برای کالا و یا خدمات معامله شده نیز محاسبه شود. پس می توان گفت همه بنگاه های اقتصادی که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده می شوند و از دسته مجموعه های ملزم به صدور فاکتور اصلی برای تمام معاملات به شمار می آیند. از جمله مواردی که ملزم به صدور فاکتور رسمی هستند می توان به تمامی اشخاص حقوقی، اصناف و بازاریان دارای شماره اقتصادی، بنگاه های اقتصادی دارای گواهی ارزش افزوده و فروشندگان فعال به صورت شخص حقیقی و یا بنگاه های اقتصادی کلان.

جریمه صدور فاکتور غیر رسمی

ماده 169 قانون مالیات های مستقیم به سازمان امور مالیاتی کشور این اجازه داده می شود که برای اشخاص حقیق و حقوقی کارت اقتصادی که دارای شماره اقتصادی صادر کند. بر اساس این مجوز اشخاص حقیقی و حقوقی طبق دستورالعمل تهیه شده به وسیله سازمان امور مالیاتی کشور باید برای انجام معاملات خود به صادر کردن صورت حساب بپردازند. این صورت حساب ها و فرم های مرتبط با آن ها باید دارای شماره اقتصادی مربوط به خریدار و فروشنده باشند. صاحبان کسب و کار نیز بایستی فهرست معاملات خود را به سازمان امور مالیات کشور بدهند. در صورت عدم صدور صورت حساب رسمی و یا عدم درج شماره اقتصادی خود و طرف معامله و یا استفاده از شماره اقتصادی خود برای دیگران، جریمه ای معادل 2 درصد مبلغ معامله خواهید شد. همچنین در صورت عدم ارائه فهرست معاملات انجام شده به سازمان امور مالیاتی کشور به وسیله روش های اعلام شده، جریمه ای برابر با یک درصد معاملاتی که در فهرست به آن ها اشاره ای نشده است، خواهد شد.

سخن آخر

با در نظر گرفتن تمامی موارد مورد بررسی برای فاکتور رسمی و نحوه صدور آن که گفته شد، نمی توان صدور فاکتور رسمی را به حسابداران تازه کار و بی تجربه سپرد و حسابداری که تجربه لازم را جهت صادر کردن فاکتور نداشته باشد امکان این که شرکت را متحمل جریمه های مالی کند را بالا می برد. در این مقاله سعی کردیم به تمامی سوالات شما در رابطه با فاکتور های رسمی پاسخ بدهیم و هر آن چه که لازم است را شرح دهیم و در صورت وجود سوالی پیرامون این مسئله حتما آن را در بخش سوالات با ما به اشتراک گذاشته تا کارشناسان در اسرع وقت پاسخ لازم را به شما بدهند.