کدینگ حسابداری چیست؟

مقدمه

در دنیای پررونق حسابداری، رویدادهای مالی در فرایندهای مختلف به صورت فراوان و متنوع رخ می‌دهند. این رویدادها شامل تراکنش‌های مالی مختلفی هستند که برای ثبت و آنالیز مناسب، نیاز به دسته‌بندی و سازماندهی دارند. بدون دسته‌بندی صحیح، تنوع و تعدد این حجم بزرگ از اطلاعات می‌تواند به بی‌نظمی و کلنجار منجر شود. به همین دلیل، کدینگ حسابداری به عنوان یکی از اصول اساسی حسابداری، وظیفه مهمی را در دسته‌بندی و سازماندهی رویدادهای مالی بر عهده دارد.

آیا شما نیز می‌خواهید درک بهتری از کدینگ حسابداری و اهمیت آن داشته باشید؟ در این مقاله، به بررسی جامعی از این مفهوم اساسی می‌پردازیم و سعی خواهیم کرد تا به شما کمک کنیم تا درک بهتری از آن داشته و بتوانید اطلاعاتی کامل و کاربردی در زمینه حسابداری و کدینگ را دریافت کنید.

مقاله پیشنهادی: حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟

هدف از کدینگ حسابداری چیست؟

کدینگ حسابداری یک نیاز اساسی در حسابداری هر کسب و کار است و با اهداف زیر انجام می‌شود:

استاندارد سازی و یکپارچه‌سازی عملیات مالی: کدینگ حسابداری به ما کمک می‌کند تا عملیات مالی را بر اساس یک الگوی مشخص استاندارد کنیم. این استانداردسازی باعث می‌شود تا تمام رویدادهای مالی به صورت یکپارچه و قابل مقایسه در سراسر سازمان ثبت شوند و امکان تحلیل و مقایسه آن‌ها فراهم شود.

سرعت و دقت بیشتر: کدینگ حسابداری باعث افزایش سرعت و دقت در انجام عملیات مالی می‌شود. با استفاده از کدهای منحصر به فرد، تراکنش‌ها به سرعت ثبت می‌شوند و خطای انسانی در ورود اطلاعات کاهش می‌یابد. این امر بهبود کیفیت و اعتماد اطلاعات مالی را نیز به همراه دارد.

تسهیل در گزارشگیری: استفاده از کدینگ حسابداری باعث راحت‌تر شدن گزارشگیری برای حسابداران می‌شود. با دسته‌بندی رویدادهای مالی و کدگذاری آن‌ها، اطلاعات مورد نیاز برای تهیه گزارش‌ها به صورت سازمان‌یافته و قابل دسترسی آسان قرار می‌گیرد، که در نتیجه تهیه گزارشات مالی سریعتر و موثرتر صورت می‌پذیرد.

مراحل کدینگ حسابداری

مراحل کدینگ حسابداری عموماً به چهار بخش تقسیم می‌شود:

مرحله اول:

 تعیین گروه حساب‌ها در این مرحله، گروه‌های مختلف حساب‌ها تعیین می‌شوند و به هر گروه یک کد یا شماره اختصاص داده می‌شود. به صورت کلی، حساب‌ها به گروه‌هایی مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها و سایر حساب‌ها تقسیم می‌شوند. این گروه‌ها با استفاده از یک کد یکتا شناخته می‌شوند.

مثال:

• گروه حساب ۱: دارایی‌های جاری
• گروه حساب ۲: دارایی‌های غیر جاری
• گروه حساب ۳: بدهی‌های جاری
• گروه حساب ۴: بدهی‌های بلندمدت
• گروه حساب ۵: حقوق صاحبان سهام
• گروه حساب ۶: درآمدها
• گروه حساب ۷: بهای تمام شده کالاهای فروش رفته و خدمات ارائه شده
• گروه حساب ۸: هزینه‌ها
• گروه حساب ۹: سایر حساب‌ها

مرحله دوم:

ریزکردن حساب‌ها به حساب‌های کل در این مرحله، حساب‌های مرحله قبل به حساب‌های ریز تقسیم می‌شوند. به هر حساب کل، یک کد دیگر اختصاص داده می‌شود. به عنوان مثال، برای حساب کل موجودی نقد که از گروه دارایی‌های جاری است، می‌توان کد ۱۰۱ را داد. در این کد، عدد ۱ به معنای دارایی‌های جاری است و عدد ۰۱ به معنای موجودی نقد می‌باشد.

توجه: با توجه به اینکه تعداد حساب‌های کل هر گروه ممکن است بیشتر از ۱۰ قلم باشد، از کدهای دو رقمی (مانند ۰۱) برای آن‌ها استفاده می‌شود.

با استفاده از این مراحل، سازمان می‌تواند سیستم کدینگ حسابداری مناسبی را پیاده‌سازی کند که بهینه و کارآمد بوده و به دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات مالی کمک می‌کند.

مرحله سوم

 کدگذاری در کدینگ حسابداری شامل تفکیک حساب‌های کل به اجزا یا زیرشاخه‌های آن‌ها می‌باشد. در این مرحله، به هر زیرشاخه یا اجزای حساب کل، یک کد اختصاص داده می‌شود. برای روشن‌تر شدن، به چند نمونه زیرشاخه‌ها و کدهای مربوط به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

1. حساب موجودی نزد بانک‌ها (از گروه دارایی‌های جاری):

• کد حساب کل: 101
• زیرشاخه موجودی نزد بانک‌ها (نام: ریالی):
• کد زیرشاخه: 1010101
• زیرشاخه موجودی نزد بانک‌ها (نام: ارزی):
• کد زیرشاخه: 1010102

• کد حساب کل: 303
• زیرشاخه بدهی به تامین‌کنندگان (نام: قراردادهای خرید):
• کد زیرشاخه: 3030101
• زیرشاخه بدهی به تامین‌کنندگان (نام: قراردادهای خرید):
• کد زیرشاخه: 3030102

• کد حساب کل: 601
• زیرشاخه درآمدهای فروش (نام: فروش کالاها):
• کد زیرشاخه: 6010101
• زیرشاخه درآمدهای فروش (نام: فروش خدمات):
• کد زیرشاخه: 6010102

در این روش کدگذاری، هر کد از سمت چپ به راست، به ترتیب گروه حساب، حساب کل و زیرشاخه‌ها را نشان می‌دهد. با استفاده از این کدها، می‌توان به سرعت و دقت به اطلاعات مالی دسترسی پیدا کرد و امکان گزارشگیری و تحلیل آن‌ها را فراهم ساخت.

مرحله چهارم

 در این مرحله از کد گذاری حسابداری، به سرفصل‌های معین پرداخته می‌شود. در این بخش، سرفصل‌های معین به صورت دقیق بررسی می‌شوند. به عنوان مثال، حساب سرمایه‌گذاری کوتاه‌مدت که از گروه دارایی‌های جاری است، خود دارای دو سطح معین است:

1. سطح معین سطح یک (مثلاً سپرده سرمایه‌گذاری / سرمایه‌گذاری در سهام / سرمایه‌گذاری در اوراق مشارکت)
2. سطح معین سطح دو (مثلاً سپرده کوتاه‌مدت / شرکت‌های پذیرفته‌شده در بورس، سایر شرکت‌ها / شرکت‌های پذیرفته‌شده در بورس، سایر شرکت‌ها)

همچنین، در سطح اول می‌توان به جزئیاتی مانند نام شرکت، در سطح دوم می‌توان به جزئیاتی مانند درصد سود یا نوع سهام، و در سطح سوم می‌توان به جزئیاتی مانند درصد سود ممتاز اشاره کرد.

با استفاده از این کدگذاری، تفصیل و دسته‌بندی دقیق‌تری از حساب‌ها و اطلاعات مالی امکان‌پذیر می‌شود.

انواع کدینگ حسابداری

در حسابداری، از پنج نوع کدینگ حسابداری متداول استفاده می‌شود. عبارتند از:

1. کدینگ حفظی: در این روش، از حروف اول کلمات در نام حساب‌ها برای کدگذاری استفاده می‌شود. به عنوان مثال، حساب‌هایی که می بایست پرداخت شوند با کد "ح - پ" (حساب پرداختنی ) شناخته می‌شوند
2. کدینگ متوالی: در این روش، حساب‌ها و داده‌ها با اعداد متوالی کدگذاری می‌شوند. به عنوان مثال، حساب‌های درآمدها با کدهای 1000، 2000، 3000 و غیره مشخص می‌شوند.
3. کدینگ سلسله مراتبی: در این روش، حساب‌ها به صورت سلسله مراتبی و ساختارمند مرتبط می‌شوند. از کدهای عددی برای شاخه‌ها و زیرشاخه‌ها استفاده می‌شود. به عنوان مثال، حساب دارایی‌ها با کد 1، حساب‌های بدهی با کد 2 و زیرشاخه‌های آن‌ها با کدهای بعدی مشخص می‌شوند.
4. کدینگ توده‌ای: در این روش، کدها به یک حساب یا دسته از حساب‌ها اختصاص داده می‌شوند. این روش بیشتر برای استفاده در دوره‌های محدود زمانی مانند گزارشگیری مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
5. کدینگ وجهی: در این روش، تخصیص اعداد و کدها براساس قرارداد استاندارد انجام می‌شود. هر عدد معرف نوع خاصی از حساب‌ها و زیرمجموعه‌های آن‌ها خواهد بود. به عنوان مثال، در کدینگ وجهی حسابداری یک فروشگاه، می‌توان با استفاده از نرم‌افزار حسابداری، گروه‌ها و زیرگروه‌های مختلف فروشگاه را با کدها و اعداد مختصری مشخص کرد. مثلاً گروه یک به بخش‌های مختلف فروشگاه، گروه دوم به عنوان نماینده هزینه‌ها و گروه سوم به عنوان زیرگروه‌های دو گروه قبلی اختصاص داده می‌شوند.

ساختار استاندارد در کدینک حسابداری

این ساختار استاندارد برای کدینگ در حسابداری به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات حسابداری را به صورت سازمان‌یافته و قابل فهم در سیستم حسابداری خود مدیریت کنید. هر سطح از کدینگ به عنوان یک سطح زیرشاخه به سطح قبلی متصل می‌شود، که باعث سهولت در شناسایی و طبقه‌بندی حساب‌ها می‌شود.

نکات مهم در مورد ساختار کدینگ حسابداری

1. استانداردهای حسابداری: در نظر گرفتن استانداردهای حسابداری معتبر، مانند استانداردهای IFRS (International Financial Reporting Standards)  یا  GAAP (Generally Accepted Accounting Principles)، بسیار حائز اهمیت است. این استانداردها مقررات و روش‌های مناسب برای حسابداری مالی را تعیین می‌کنند و تأثیر بزرگی در ساختار کدینگ دارند.
2. فعالیت شرکت: برای تنظیم ساختار کدینگ حسابداری، باید به فعالیت‌ها و عملیات اصلی شرکت توجه شود. این شامل شناخت نیازها و وظایف شرکت، تجزیه و تحلیل مراحل فرآیند کسب و کار و شناسایی حساب‌های مرتبط با آنها است. هر حساب باید توانایی توصیف دقیقی از عملکرد شرکت را داشته باشد.
3. کنترل‌های داخلی: ساختار کدینگ حسابداری باید با کنترل‌های داخلی شرکت سازگاری داشته باشد. این شامل مواردی مانند جداسازی وظایف، تأیید و تصویب مستندات، ایجاد سیستم‌های مستندسازی و پیگیری می‌باشد. ساختار کدینگ باید بر اساس این کنترل‌ها و تجزیه و تحلیل ریسک‌های شرکت طراحی شود.
4. گزارشات مورد نیاز: در تنظیم ساختار کدینگ، نیازمندی‌های گزارشات مالی درون سازمانی و برون سازمانی را باید در نظر گرفت. ساختار کدینگ باید قابلیت تولید گزارشات مالی دقیق و مفید را داشته باشد تا بتواند نیازهای مدیران، سرمایه‌گذاران، بانک‌ها، مراجع مالیاتی و سایر ذینفعان را برآورده کند.

سخن پایانی

در این بخش مجموعه پیوند محاسب تمام تلاش خود را کرده است تا کدینگ حسابداری را به بهترین شکل ممکن با قوانین و نکات مورد نیاز آن برایتان شرح دهد. اگر نیازمند یک تیم حسابداری قوی در خصوص انجام امور مالی و کدینگ کردن حساب های خود و یا نیز به دنبال اموزش هستید مجموعه پیوند محاسب در خدمت شما است.